Validação da organização para VMC: Explicação dos requisitos de documentação
Para obter um Certificado de Marca Verificada (VMC) e apresentar o logótipo da sua marca nas caixas de entrada de correio eletrónico, a sua organização tem de passar por um processo de validação minucioso.
Porque é que a validação da organização é importante para a VMC
A validação da organização é um passo fundamental no processo VMC, garantindo que apenas as empresas legítimas podem apresentar os seus logótipos nos clientes de correio eletrónico. As Autoridades de Certificação (CAs) utilizam este processo para verificar a existência legal, a identidade e a autoridade da sua empresa para utilizar o logótipo da marca registada, protegendo-a contra fraude e utilização indevida.
Requisitos básicos de documentação para a validação da organização
- Documentos de registo comercial: Forneça documentos oficiais que comprovem a existência legal da sua organização, tais como um certificado de constituição, uma licença comercial ou um registo junto de uma autoridade governamental.
- Verificação do estado ativo: A AC verificará se a sua empresa está ativa e em boa situação. Para o efeito, pode ser necessário apresentar relatórios anuais recentes, declarações fiscais ou um certificado de regularidade da sua autoridade local.
- Confirmação de endereço físico: Apresente uma prova do endereço físico da sua organização, como uma fatura de serviços públicos recente, um extrato bancário ou correspondência do governo. O endereço deve corresponder aos seus registos de registo comercial.
- Identificação do signatário autorizado: Identifique o indivíduo autorizado a solicitar o VMC em nome da sua organização. Isso pode exigir uma carta de autorização autenticada, uma resolução do conselho ou outra documentação oficial.
- Prova de propriedade do domínio: Demonstre o controlo do domínio para o qual a VMC está a ser solicitada. Normalmente, isso é feito por meio de verificação de e-mail, registro DNS TXT ou upload de um arquivo para o seu site, conforme instruído pela CA.
- Documentação da marca registada: Forneça um certificado ou registo oficial da sua marca registada, garantindo que o logótipo corresponde exatamente à marca registada.
Documentação adicional que pode ser solicitada
- Organograma ou estrutura: No caso de organizações complexas, pode ser necessário um gráfico que mostre as relações entre empresas-mãe, subsidiárias ou afiliadas, especialmente se a marca registada for propriedade de uma entidade diferente.
- Contratos de licença: Se a sua organização não for a proprietária direta da marca comercial, apresente um contrato de licença formal que conceda direitos de utilização da marca para fins de VMC.
- Provas de controlo de qualidade: Para marcas licenciadas, inclua documentação que mostre as disposições de supervisão e controlo de qualidade do proprietário da marca.
Armadilhas comuns e como evitá-las
- Informações não coincidentes: Certifique-se de que todos os documentos apresentados utilizam o mesmo nome legal e endereço que os seus registos de marca registada e domínio.
- Documentos expirados ou incompletos: Forneça apenas documentos oficiais actuais - a documentação desactualizada ou em falta pode atrasar a aprovação.
- Autorização pouco clara: Identifique e documente claramente o indivíduo autorizado a agir em nome da sua organização no processo VMC.
Últimos passos antes de apresentar a sua candidatura ao VMC
- Verificar novamente toda a documentação: Verificar a exatidão, a coerência e a exaustividade antes da apresentação.
- Assegurar a correspondência dos registos: Confirme se os registos do seu registo comercial, marca comercial e domínio correspondem.
- Prepare-se para pedidos adicionais: Esteja pronto para responder prontamente a quaisquer pedidos de informações adicionais da Autoridade de Certificação.
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