Reemissão e renovação de VMC: Estratégias de gestão proactiva
Porque é que a gestão proactiva de VMC é importante
Os VMCs devem ser reemitidos e renovados anualmente para manter a conformidade com as normas da indústria e garantir que o logótipo da sua marca permanece visível nos clientes de correio eletrónico suportados. A gestão proactiva evita lapsos que poderiam perturbar a sua marca de correio eletrónico e exigir uma correção de emergência.
Compreender a reemissão e a renovação do VMC
- Requisito de reemissão anual: Os VMCs devem ser reemitidos a cada 397 dias (pouco mais de um ano) para cumprir as práticas recomendadas de segurança, mesmo que tenha um plano plurianual.
- Processo de renovação: A renovação envolve a revalidação da sua marca registada, organização e domínio, e a atualização do seu registo DNS BIMI com o novo certificado.
- Consequências dos lapsos: A não renovação ou reemissão atempada pode resultar no desaparecimento do seu logótipo das caixas de entrada e pode exigir um processo de revalidação completo para o restaurar.
Estratégias de gestão proactiva
Lembretes e alertas de calendário
Configure lembretes automáticos pelo menos 60 e 30 dias antes da data de expiração do seu VMC para garantir que inicia o processo de renovação com antecedência.
Inventário centralizado de certificados
Manter um inventário seguro e atualizado de todos os VMCs, incluindo datas de expiração, domínios e contactos responsáveis, para evitar renovações em falta.
Atribuir propriedade
Designe um gestor de certificados principal e de reserva na sua organização para supervisionar as renovações e responder às comunicações da AC.
Monitorizar a conformidade com BIMI e DMARC
Verifique regularmente se a sua política DMARC continua a ser aplicada e se o seu registo DNS BIMI está correto, uma vez que as alterações podem exigir a reemissão da VMC.
Preparar a documentação com antecedência
Mantenha os certificados de marca registada, o registo comercial e as cartas de autorização actualizados e facilmente acessíveis para revalidação.
Apresentação do logótipo de teste
Após cada reemissão, utilize as ferramentas de teste BIMI para confirmar que o seu logótipo é apresentado corretamente em todos os clientes de correio eletrónico suportados. Este é um problema comum.
Lista de verificação de renovação e reemissão
- Receber lembrete de renovação: Ser notificado pelo seu fornecedor de VMC (DigiCert, Entrust, GMO, etc.).
- Confirmar detalhes: Certifique-se de que todas as informações da organização, marca registada e domínio permanecem inalteradas e válidas.
- Concluir a revalidação: Cumprir todas as etapas de revalidação necessárias com a Autoridade de Certificação.
- Transferir o novo VMC: Transferir e armazenar de forma segura o novo ficheiro .pem do VMC.
- Atualizar o registo DNS BIMI: Actualize o seu registo DNS TXT BIMI com o novo URL do certificado.
- Verificar a apresentação do logótipo: Utilizar as ferramentas de validação BIMI para verificar a apresentação e a conformidade do logótipo.
- Documentar a renovação: Registar a renovação e atualizar o inventário de certificados.
Armadilhas comuns e como evitá-las
Prazos de renovação não cumpridos
Evite depender apenas de lembretes por correio eletrónico - utilize vários sistemas de alerta e atribua a responsabilidade a mais do que um membro da equipa.
Documentação desactualizada
Rever e atualizar regularmente todos os documentos necessários para evitar atrasos durante a revalidação.
Erros de registo DNS
Verifique novamente o seu registo DNS BIMI após cada reemissão para garantir que o novo certificado é referenciado corretamente.
Alterações não monitorizadas
Monitorizar as alterações na política DMARC, na propriedade do domínio ou no estado da marca registada que possam afetar a validade da VMC.
Prazos de renovação não cumpridos
Evite depender apenas de lembretes por correio eletrónico - utilize vários sistemas de alerta e atribua a responsabilidade a mais do que um membro da equipa.
Passos finais para a conformidade contínua com o VMC
- Programar revisões anuais: Reveja regularmente a configuração do VMC e do BIMI todos os anos.
- Manter a comunicação com o fornecedor: Mantenha uma comunicação aberta com o seu fornecedor de VMC para actualizações sobre alterações de políticas ou processos.
- Formar o pessoal de apoio: Certifique-se de que o pessoal de apoio recebe formação sobre o processo de renovação para manter a continuidade do negócio.
Precisa de ajuda para gerir as suas renovações e reemissões de VMC?
Encontre mais respostas na nossa secção de FAQ sobre VMC e BIMI .
A gestão proactiva do VMC garante que o logótipo da sua marca permanece visível e protegido - defina lembretes, mantenha a documentação actualizada e monitorize a conformidade para evitar lapsos dispendiosos na sua marca de correio eletrónico.